PUC Minas

Em meio a diversos compromissos, provas, trabalhos, demandas pessoais e outras tantas atividades do dia a dia, é provável que você já tenha se sentido sobrecarregado e com aquela sensação de “por onde começar?”. Isso é bastante comum, mas você pode aprender a lidar com suas tarefas e prioridades, aliviando o estresse do acúmulo de coisas e alcançando os resultados, através do método GTD. 

Trata-se de uma ferramenta de produtividade pessoal, que vai fazer toda a diferença na sua vida. A seguir, você conhecerá mais sobre essa metodologia, por que apostar nela e como aplicá-la. 

Entenda o que é o método GTD 

O método GTD, ou método Getting Things Done, permite mapear as tarefas e atividades a serem feitas e, a partir de um fluxograma, criar uma ordem de prioridade e uma lógica de realização. Quando tudo fica pronto, é até intuitivo saber qual é a etapa seguinte. 

Desenvolvido há cerca de 20 anos, ele continua atual e eficaz. Foi criado por David Allen, que em seguida aprofundou nesta metodologia em seu livro A Arte de Fazer Acontecer. 

A tônica do método GTD é “tirar as coisas da cabeça” e colocá-las em uma plataforma (planners, apps, planilhas…), montando um sistema que comporte todas as atividades e compromissos que você tem. Isso tira o peso da cobrança por tarefas inacabadas e ajuda a concentrar no que está sendo feito no momento. 

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E mais, pode ser também um caminho para que você se torne adepto do mindfulness, que também contribui para um dia a dia mais leve. 

Veja as vantagens do Getting Things Done

O método GTD é uma excelente ferramenta e pode transformar a organização da sua rotina de estudo e de trabalho, tornando-a mais leve e produtiva. Mesmo com cinco etapas, o GTD é simples de ser executado e, com o tempo, ele vai se tornar parte de seu dia a dia e você fará as etapas naturalmente. Assim, poderá obter os seguintes benefícios: 

• Auxilia no planejamento de cada passo;
• Aprimora sua capacidade de autogestão;
• Ajuda a ampliar o entendimento e a seleção das prioridades; 
• Faz com que você alcance com efetividade os resultados desejados;
• Reduz a procrastinação;
• Ajuda a aliviar a mente, tirando dela o compromisso de lembrar de tudo. 

Conheça os 5 pilares do GTD e saiba como usar

O método GTD conta com 5 fundamentos, ou etapas básicas, que orientam sua linha de raciocínio e de ação. Vamos apresentá-los e explicá-los a seguir. Repare que a própria exposição dos pilares já funciona como um passo a passo. Confira! 

Coletar

Sabe a ideia de tirar os compromissos, datas e pendências da cabeça? É exatamente aqui que você fará isso. É nesta etapa que se deve listar todos os compromissos, os projetos, as atividades, tudo mesmo que você tem para fazer. 

Essa grande lista recebe o nome de caixa de entrada, e é nela que você vai materializar cada ideia, inserindo-a nesta plataforma. Se a tarefa a ser realizada requer algum elemento físico para tal, você precisará de uma outra plataforma onde ficarão essas ferramentas. Por exemplo, se a tarefa é um debate e, para participar, você vai ler um livro, ele deve estar separado, armazenado em local estratégico. 

Novas demandas surgiram? Coloque-as na caixa de entrada. No entanto, se essa atividade leva menos de dois minutos para ser executada, pare o que está fazendo e resolva-a de uma vez. Não vale a pena fazer todo esse fluxo para algo muito rápido. 

Processar

Depois de mapear todas as tarefas, é hora de entender o que foi coletado. Nesta análise será possível identificar o que deve ser feito em cada tópico da caixa de entrada e os recursos necessários. Nesse processo de decodificação, você já vai identificar o nível de prioridade de cada demanda. 

Para filtrar os itens da sua lista, leve em conta os critérios: 

• O que é e do que se trata a tarefa;
• Se há alguma ação a ser realizada com ela;
• Caso haja, analisar quais são as próximas etapas. 

Em se tratando de tarefas grandes ou mais complexas, divida-as em várias partes menores e execute uma de cada vez, como é comum dizer: degrau por degrau. 

Certamente, após essa verificação, haverá aquelas entradas que serão descartadas e as que podem ficar para outro momento. Vamos criar então outra lista, para os itens que talvez sejam aproveitados. Vai funcionar como um banco de ideias, inspirações e referências. 

Organizar 

Depois de listar e entender o que deve ser feito, é hora de organizar todo esse levantamento. Sendo assim, você vai:

• Separar as atividades a fazer. 
• Categorizá-las de acordo com a natureza de cada uma. Um exemplo: contas da casa, trabalhos da faculdade, treinamento do estágio e assim por diante. 
• Definir um sistema de legendas para que seja mais fácil visualizar as características das demandas. Use ícones, cores, números, enfim, o que funcionar melhor para você. 

Assim, neste princípio do método GTD, seu sistema já vai tomar forma e estará quase pronto. E funcionando! 

Revisar 

Chegamos ao estágio de conferir e ajustar. Ele envolve revisar os detalhes e informações das pastas, as etapas e se há mais itens a serem inseridos. 

É aqui também que você vai mensurar, vai apurar o que está indo bem, o que precisa de mais atenção e verificará se há mais alguma ação a ser incluída. Dessa forma, você repetirá a fase do processamento e possivelmente a da organização. 

Recomendamos que a revisão seja feita periodicamente — uma vez por semana ou a cada 10 dias, por exemplo. Você vai precisar testar e ajustar de acordo com a sua realidade. Só não deixe esta etapa de lado. 

Fazer 

Agora sim, hora de pôr a mão na massa. Esta é a fase em que o objetivo vai se tornar algo realizado. É aqui que você vai experimentar mesmo o resultado das etapas anteriores e como a metodologia se encaixa na sua realidade. A dica para este estágio é ter foco, seguir o que se propôs e manter a constância. 

Nas primeiras vezes em que você aplicar o método GTD, é possível que aconteçam algumas falhas e que leve mais tempo para montar o fluxograma. Isso é normal e, à medida que você praticar e torná-lo parte do seu cotidiano, logo se vai se adaptar e usá-lo com tranquilidade. Rapidamente perceberá a otimização da rotina e maior produtividade na faculdade, no trabalho e na vida pessoal. Comece agora mesmo o seu sistema. 

E para complementar o método GTD, conheça dicas e ferramentas para gerenciar melhor seu tempo.

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